Las mejores prácticas para el trabajo remoto

Durante los últimos dos años, más y más compañías han elegido ser completamente remotas – y Openprovider es una de ellas. En 2020 cerramos nuestras oficinas y nos convertimos en una empresa totalmente remota. Nuestro equipo genuinamente multicultural, con personas viviendo en más de 15 países, desde Canadá hasta Nueva Zelanda.

Después de dos años trabajando de forma remota hemos aprendido mucho sobre qué funciona y qué no. En este artículo te compartiremos nuestras mejores prácticas para hacer que el trabajo a distancia sea exitoso. Iniciaremos discutiendo brevemente los pros y contras de trabajar a distancia. Luego, pasaremos por la importancia de tener reuniones estructuradas, de las conexiones sociales, de dar feedback y de la resolución de conflictos. También discutiremos nuestras herramientas preferidas que nos ayudan a agilizar la comunicación a distancia.

¿Por qué irse completamente remoto?

Hay muchos pros para cambiar a una configuración de trabajo remoto. Tus colaboradores pueden trabajar desde donde quieran y cuando quieran, sin tener que lidiar con largos trayectos a la oficina. Muchas personas cuentan que encuentran mucho más sencillo mantener el enfoque y sacar adelante el trabajo cuando trabajan desde casa, porque se sienten menos distraídos.

Sin embargo, para poder alcanzar la mayor cantidad de los beneficios que ofrece el trabajo remoto, debes seguir algunas estructuras que te ayuden a que todo salga bien. Piensa en reuniones estructuradas y recurrentes, además de tecnología y herramientas de comunicación funcionales. Al añadir este tipo de estructuras al trabajo remoto diario, evitarás que tu equipo se sienta desconectado, y también será más fácil marcar el límite entre el trabajo y el tiempo libre, que puede representar un peligro para muchas personas.

Al margen de todo esto, algunos empleados podrían echar de menos las conexiones sociales que vienen con un ambiente de trabajo de oficina. Las nuevas incorporaciones, hechas en modo remoto, tammbién podrían sentirse desconectados de sus compañeros y la compañía como un todo. En las siguientes secciones, te compartiremos nuestras mejores prácticas para hacer que el trabajo remoto sea lo más sencillo posible.

Estructurar tu horario con reuniones recurrentes

Una de las mejores prácticas para el trabajo remoto es añadir reuniones recurrentes con tu equipo al calendario. Estas reuniones sirven para añadir un importante elemento de estructura a la semana laboral remota: tanto para colaboradores, como para la empresa. Con estas reuniones diarias, semanales y mensuales, es más fácil estar al tanto de en qué están trabajando todos.

Sin embargo, es importante saber que no debes llenar el horario con reuniones obligatorias. Querer añadir estructura no debe ser una excusa para microgestionar a tus empleados y llenar sus calendarios de reuniones que podrían ser un correo. Confía en que tu equipo sacará el trabajo a tiempo, en el horario que les viene bien a ellos también.

También es importante darle tiempo y espacio a la gente, y que encuentren horas que funcionen para todos. Algunas personas podrían levantarse temprano, otras preferirán empezar más tarde o trabajar de noche. Algunas otras personas quizá quieran ir a un espacio de coworking o equilibrar sus horarios de trabajo con el cuidado de sus hijos y/o familiares. Ten esto en cuenta ala hora de diseñar el horario.

Reuniones diarias y semanales

Openprovider utiliza un sistema de reuniones diarias y semanales para cada equipo. Nuestras reuniones rápidas diarias duran 15 minutos aproximadamente. En estas reuniones cada miembro del equipo comparte buenas noticias o dificultares que puede estar teniendo, además de dar un vistazo general de las tareas en las que está trabajando actualmente.

Mientras que nuestras reuniones semanales usualmente toman una hora y media. Estas reuniones están pensadas para hacer lluvia de ideas, presentar nuevas ideas o buscar soluciones para problemas más complejos. Las reuniones semanales usualmente inician con un vistazo de los resultados de la semana pasada. Luego de esto, pasamos a discutir los asuntos actuales entre todos. Estos asuntos o problemas son añadidos a una lista por los miembros del equipo a medida que van encontrandose con ellos.

Además de todas estas reuniones de equipo, todos los colaboradores de Openprovider también tenemos una reunión general los viernes. En esta llamada todos los equipos comparten los logros de la semana y muestran en qué proyectos han estado trabajando. Teniendo en cuenta que Openprovider es una compañía de tamaño mediano, estas llammadas toman alrededor de 30 minutos. Para una compañía más grande quizá sea más cómodo organizar este tipo de reuniones generales cada dos semanas o una vez al mes.

Conversaciones uno a uno estructuradas

En Openprovider trabajamos con un sistema de llamadas individuales cada trimestre con su manager directo. En estas llamadas se discuten los logros y/o dificultades de los últimoms 3 meses y se dan feedback entre sí.

Fuera de estas llamadas estructuradas, nos resulta valioso que los managers sean accesibles para sus equipos. Pedir ayuda o consejo puede ser más difícil de forma remota que en una oficina, donde simplemente caminarías al escritorio de la persona con la que quieres conversar. Por tanto, si eres manager en una compañía que trabaja a distancia, es importante que hagas que los miembros de tu equipo se sientan cómodos conversando contigo, ya sea por correo electrónico, chat o una llamada.

Las mejores prácticas para las conexiones sociales

La conexión social es una de las más importantes razones por las cuales la gente echa de menos ir a la oficina. Para algunas personas la transición al trabajo remoto, particularmente si viven solos, puede hacer que se sientan solos y aislados. Echarán de menos las comidas, conversaciones casuales en la máquina de café y las cervezas de los viernes. Mientras que nunca será completamente posible recrear este tipo de atmósfera social de forma remota, existen algunas prácticas que puedes implementar para hacer que tus colaboradores conecten de forma casual en un entorno de trabajo remoto.

Reuniones sociales recurrentes

Openprovider tiene múltiples reuniones “sociales” en el calendario. Estas reuniones son explícitamente para hablar de lo que sea menos trabajo. Nuestros “donuts” semanales (para las que utilizamos la app donut dentro de Slack) conecta de forma aleatoria entre 3 y 4 colaboradores de diferentes equipos para que se conozcan mejor y compartan de cualquier tema que les guste, más allá del trabajo. Es una gran forma de hacer que se conozcan personas que no trabajan habitualmente juntas.

Otro evento social recurrente que involucra a toda la compañía es el “Viernes de Equipo”, una reunión semanal en la que la gente (voluntariamente) se junta para jugar juegos virtuales o hablar.

Eventos online

También organizamos regularmente eventos online con todo nuestro equipo. Usualmente giran alrededor de alguna actividad particular, ya que las reuniones no estructuradas con muchas personas pueden fracasar fácilmmente. Los quizzes y juegos online son una gran forma de mantener a todo el mundo activo e involiucrado. Algunas actividades que hemos organizdo en el pasado incluyen quizzes de Kahoot y un escape room virtual.

Conexiones fuera de internet

Además, de los eventos online, también es importante para las compañías remotas que enfaticen en posibilidades de conectar de forma presencial, cuando y donde sea posible. Por ejemplo, en Openprovider, tenemos varios equipos grandes en diferentes países, comom Países Bajos, Sri Lanka y España (mayormente en Barcelona). Para nosotros es importante facilitar espacios en los que estos grupos puedan encontrarse físicamente. En los meses pasados hemos tenido cenas de empresa para nuestros equipos de Países Bajos y Sri Lanka.

Dependiendo de tu situación, podrías organizar diferentes tipos de eventos físicos. Podrías pensar en una cena o bebidas de viernes, pero también alquilar espacios de coworking una vez al mes para que todos trabajen juntos, por ejemplo. Mencionar este tipo de actividades en tus búsquedas de perfiles también podría ser un gancho de venta para que las personas quieran trabajar contigo.

Resolución de conflictos en un entorno laboral remoto

Cuando te comunicas mayormente por correo electrónico o chat, y raramente te ves con tus compañeros de trabajo, un malentendido puede darse fácilmente. Y lo que puede iniciar como un malentendido inocente puede crecer y rápidamente convertirse en resentimiento, o peor aún, un conflicto que paralice a tu equipo. Es por esto que es tan importante mantener una comunicación clara en un entorno remoto, y solucionar potenciales malos entendidos antes que crezcan. A continuación te compartimos algunas de nuestras prácticas para mantener una atmósfera positiva dentro del equipo, con nuestra configuración remota.

Intenta solucionar los conflictos apenas suceden

No dejes que la tensión suba. Apenas se dé alguna situación en la que puede haber algún tipo de resentimiento o los ánimos del equipo están bajos, organiza una llamada para hablar sobre ello. Averiguar cuáles son los motivos y qué se puede hacer para solucionarlo.

Mientras más rápido respondas al problema, más sencillo será resolverlo antes de generar un daño mayor. Toma acción en lugar de esperar que las cosas se solucionen por sí solas. Si el problema no se atiende, es muy probable que crezca y se vuelva más serio, llevando a los colaboradores a desempeñarse de forma deficiente o inclusive, a dejar la compañía.

Mantener un ambiente profesional e impersional es muy importante: no tomar lados en un conflicto y dejar los temas sensibles fuera del trabajo.

Proporciona un feedback amplio y útil

Dar feedback claro, comprensivo y en el momento correcto también es importante para mantener una buena atmósfera dentro de tu equipo. Puede ser difícil dar o recibir feedback en un entorno remoto. Todos están físicamente por su cuenta, trabajando en sus proyectos en diferentes zonas horarias. No puedes ir rápidamente al escritorio de tu compañero, o discutir un proyecto juntos a la hora de la comida. En un entorno remoto es, por tanto, muy importante proporcionar feedback a tus compañeros, y pedirles que hagan lo mismo conntigo.

Cuando das feedback, asegúrate de no criticar a la persona, o sus acciones. Si algo ha de ser mejorado, debes proporcionar razones válidas para explicar el por qué, y proporcionar guía o ejemplos de cómo se puede hacer mejor. No dejes de compartir feedback positivo, además. En un entorno remoto las personas se pueden sentir aisladas, como si no se viera el trabajo que hace. Muestra a tus compañeros que estás viendo y valorando sus esfuerzos.

El feedback es particularmente importante en el caso de empleados junior y nuevas incorporaciones. Sin feedback, es muy dificil que la gente crezca, aprenda y mejore. Al trabajar en una compañía completamente remota, las personas jóvenes pueden perder algo de aprendizaje orgánico que solo se da trabajando junto a commpañeros con más experiencia en una oficina y mirando cómo hacen las cosas. No dejes que la parte negativa del trabajo remoto opaque las positivas que puedes ofrecer a tus empleados junior, y asegúrate de darles mucho feedback.

Se consciente de las diferencias culturales

En una compañía completamente remota, es muy probable que tus compañeros de trabajo vivan en diferentes ciudades, países y quizá hasta continentes. Los estilos de comunicación y etiqueta laboral pueden ser muy diferentes entre países y culturas. Es immportante tener esto en cuenta y enfatizar en la diversidad y la inclusión como valores de tu compañia. Un taller o entrenamiento en diversidad podría ayudar a tu equipo a ser más sensibles a este tipo de diferencias, haciendo del ambiente laboral un espacio en el que todo el mundo se siente seguro y escuchado.

Utiliza herramientas de trabajo remoto para tu beneficio

Seleccionar las herramientas correctas para tu compañía o equipo es una importante tarea a realizar. En Openprovider nos mantenemos en contacto entre todos a través de Google Workspace, Slack y Atlassian (Jira y Confluence).

Google Workspace

En Openprovider usamos Google Meet para todas nuestras reuniones, y regularmente trabajamos juntos utilizando Docs, Sheets o Slides. Sin embargo, para nuestra comunicación diaria hemos elegido Slack por sobre Gmail o cualquier proveedor de correo. Utilizando Slack nos ayuda a tener un vistazo general de nuestra comunicación, y esto le da más claridad a la gente. Dentro de Openprovider GMail es utilizado principalmente para las comunicaciones con terceras partes y para compartir adjuntos.

Slack

Slack es una gran herramienta que ofrece la opcion de crear un número ilimitado de canales para todo tipo de equipos, grupos y comunicaciones. Además de un canal para toda la compañía, también tenemos canales específicos para comunicación etnre equipos. Esto incluye un canal para dar feedback sobre el boletín de noticias, un canal para que marketing y ventas discutan temas juntos y un canal para hacer cualquier pregunta de IT. Al utilizar estos diferentes canales, nuestros colaboradores saben dónde acudir con sus preguntas, y nuestra comunicación se mantiene clara.

Además de estos canales relacionados con el trabajo, también motivamos a nuestros colaboradores a compartir en otros canales, chistes, fotos de nuestras mascotas, de nuestras vidas, nuestros hijos y celebraciones. También tenemos un canal de “Dar gracias” para compartir feedback positivo con el resto de la compañía.

Atlassian

En Openprovider utilizamos Jira y Confluence para hacer que el trabajo remoto juntos sea más sencillo. En nuestras reuniones diarias revisamos nuestros tickets en Jira. Echamos un vistazo general del trabajo programado, discutimos sobre las tareas actuales, qué viene después y sobre qué se necesita feedback o algun aporte de los compañeros. Mientras que, utilizamos Confluence para alojar información importante y protocolos, para hacer que sea fácilmente accesible para todos.

Además de estos 3, utilizamos aún más herramientas en nunestra estructura de trabajo remoto. Puedes leer más sobre todas nuestras herramientas en este artículo.

Conclusión

Esperamos que este artículo te haya resultado útil para aprender más sobre buenas prácticas que puedes aplicar en el trabajo remoto. Si gestionas un negocio pequeño o mediano, tenemos otros artículos que pueden resultarte útiles: desde elegir el mejor nombre de dominio para tu sitio web a seguridad en internet y organizar tu servicio de atención al cliente. Mira los siguientes artículos: