Best practices voor werken op afstand

In de afgelopen twee jaar hebben steeds meer bedrijven ervoor gekozen om hun activiteiten volledig op afstand door te zetten. Openprovider is één van deze bedrijven. Wij werken inmiddels meer dan twee jaar online en hebben onze fysieke kantoren gesloten. Ons huidige, volledig op afstand werkende team bestaat uit een diverse groep mensen verspreid over vijftien verschillende landen, van Canada tot Nieuw Zeeland.

Deze twee jaar ervaring aan heeft ons veel geleerd over de do’s en don’ts van remote werk. In dit artikel delen we daarom onze best practices om werken op afstand te laten slagen. We beginnen eerst met een korte discussie over de voor- en nadelen van werken op afstand. Hierna gaan we door met het bespreken van onze best practices op het gebied van meetings, sociale contacten, feedback en het omgaan met conflicten op de werkvloer. Ook zullen we onze favoriete tools voor werken op afstand bespreken.

Waarom werken op afstand?

Er zitten veel voordelen aan de keuze om te switchen naar fulltime werken op afstand. Je werknemers kunnen werken waar zij dat willen, wanneer zij dat willen, zonder te hoeven omgaan met lange auto- of treinritten naar het werk. Ook zijn veel mensen productiever thuis en vinden zij het makkelijker om zich hier te focussen.

Echter gaat thuiswerken niet vanzelf. Er moet voldoende structuur aanwezig zijn, bijvoorbeeld in de vorm van regelmatige meetings en goede communicatiemiddelen. Het toevoegen van voldoende structuur aan de werkdag helpt ook om werk en vrije tijd beter gescheiden te houden, wat een valkuil kan zijn voor sommige personen bij het werken op afstand.

Daarnaast zijn er ook mensen die het sociale aspect van werken op kantoor missen. Nieuwe werknemers, die op afstand de onboarding hebben meegemaakt en nooit op kantoor zijn geweest, lopen ook het risico om zich minder verbonden voelen met hun collega’s en met het bedrijf als geheel. Het is daarom belangrijk om ook sociale activiteiten in de online omgeving te integreren. Hieronder delen wij al onze best practices om werken op afstand voor jou en jouw team te doen slagen.

Breng structuur aan met meetings

Één van de best practices voor werken op afstand is het toevoegen van vaste meetings aan je kalender. Regelmatige meetings brengen een belangrijk element van structuur aan in de werkdag- en week. Dat geldt zowel voor individuele collega’s en teams als voor het bedrijf als geheel. Met dagelijkse, wekelijks en maandelijkse meetings blijft iedereen goed op de hoogte van alles belangrijke zaken waar collega’s momenteel mee bezig zijn.

Het is echter belangrijk om te benadrukken dat je zeker niet te véel meetings in je agenda moet willen hebben staan. Het willen aanbrengen van structuur is geen goede reden om je team te micromanagen en voor elk klein issue een meeting in te plannen, terwijl dit ook makkelijk via een e-mail geregeld had kunnen worden. Toon vertrouwen in je team dat zij goede resultaten zullen behalen, met een tijdsindeling die voor hen werkt.

Geef je collega’s daarnaast de tijd en ruimte die zij nodig hebben. Kies tijdstippen en data voor je meetings die iedereen in je team goed uitkomen. Sommige mensen beginnen vroeg met hun werkdag, anderen starten liever later en werken ‘s avonds door. Andere mensen werken misschien vanuit een coworking space of moeten hun werk combineren met de zorg voor kinderen en familieleden. Houd hier dus rekening mee bij het vullen van je agenda.

Dagelijkse en wekelijkse meetings

Openprovider gebruikt een systeem met dagelijkse en wekelijkse meetings voor elk team. Onze korte, dagelijkse meetings duren ongeveer 15 minuten. In deze meetings vertellen onze collega’s over hun dag en geven ze elk een overzicht van de taken waar ze momenteel mee bezig zijn.

Wekelijkse meetings duren meestal anderhalf uur. Deze meetings draaien vooral om brainstormen, het pitchen van nieuwe ideeën en het samen vinden van oplossingen voor complexere issues. Wekelijkse meetings beginnen vaak met het delen van de resultaten die in de afgelopen week zijn behaald. Daarna gaan we door naar onze huidige issues en aandachtspunten, om deze als team te bespreken. Collega’s kunnen issues gedurende de week toevoegen aan de lijst om in deze meetings te bespreken.

Naast deze meetings zijn alle medewerkers van Openprovider ook aanwezig bij een wekelijkse call met het gehele bedrijf. Deze grotere meeting biedt alle teams de mogelijkheid om hun resultaten te delen en te laten zien waar ze mee bezig zijn geweest. Als middelgroot bedrijf duurt deze wekelijkse call bij Openprovider meestal ongeveer een halfuur. Voor een groter bedrijf zou het een optie kunnen zijn om deze meetings eens in de twee weken of maandelijks te houden.

Vaste persoonlijke calls

Voor onze individuele medewerkers hebben wij elk kwartaal één persoonlijk gesprek met de directe manager op de agenda staan. In deze gesprekken bespreken we de resultaten en struggles van de afgelopen drie maanden en geven managers en medewerkers elkaar feedback.

Ook buiten deze gesprekken is het voor ons belangrijk dat managers altijd goed te bereiken zijn voor hun team. Online kan het lastiger zijn om om hulp en advies te vragen dan in een fysiek kantoor, waar je gemakkelijk naar het bureau van de ander kunt lopen. Als manager in een remote bedrijf is het daarom belangrijk dat jouw team zich er comfortabel bij voelt om jou te benaderen, of dit nu via e-mail, chat of een korte call is.

Best practices voor sociale verbinding op afstand

Het sociale aspect is één van de belangrijkste redenen waarom mensen werken op kantoor kunnen missen. Sommige mensen ervaren de transitie naar fulltime thuiswerken als eenzaam en isolerend. Dit is vooral het geval bij mensen die alleen wonen. Zij missen samen lunchen, de vrijdagmiddagborrel en de spontane gesprekken bij de koffieautomaat. Hoewel het natuurlijk nooit geheel mogelijk is om de sfeer van een echt kantoor online te creëren, zijn er een aantal best practices die je kunt implementeren om werken op afstand socialer en gezelliger te maken.

Vaste “spontane” meetings

Bij Openprovider hebben we meerdere vaste “sociale” activiteiten in de agenda staan. In onze “donut”-calls (waarvoor we de donut app in Slack gebruiken) worden elke week drie of vier willekeurig gekozen collega’s aan elkaar gekoppeld om een korte “virtuele koffiepauze” te houden. Donut-calls gaan specifiek níet over werk, en onze medewerkers worden aangemoedigd om hierin juist andere onderwerpen te bespreken. Zo bieden we een mogelijkheid voor mensen die niet vaak met elkaar samenwerken om elkaar te leren kennen. Een andere sociale activiteit die elke week plaatsvindt is “Friday team time”, een wekelijkse call waarin collega’s (vrijwillig) samenkomen om te praten of om spelletjes te spelen.

Online events

Ook organiseren we regelmatig online evenementen met ons volledige team. Deze draaien vaak om een bepaalde activiteit. Ongestructureerde meetings werken vaak minder goed met een grotere groep. Quizzen en online games zijn een goede manier om iedereen actief en betrokken te houden. Voorbeelden van activiteiten die we in het verleden hebben gedaan zijn quizzen van Kahoot en een online escaperoom.

Offline contact

Naast online activiteiten is het voor remote bedrijven ook belangrijk om offline contact aan te moedigen waar dit nodig is. Binnen Openprovider hebben we bijvoorbeeld grotere teams binnen Nederland, Sri Lanka en Spanje (voornamelijk rond Barcelona). Wij vinden het belangrijk om offline activiteiten binnen deze groepen te stimuleren, wanneer het belangstelling voor is. In de afgelopen maanden zijn onze teams in Nederland en Sri Lanka daarom bijvoorbeeld allebei naar een restaurant geweest voor een gezellig diner.

Afhankelijk van de situatie in jouw bedrijf kun je verschillende offline activiteiten voorstellen. Je kunt bijvoorbeeld denken aan een feestelijk diner of een vrijdagmiddagborrel, maar ook aan het maandelijks afhuren van een coworking space om zo een dag in de maand samen te kunnen werken. Aangeven in je vacatures dat jouw remote bedrijf aan offline activiteiten doet kan ook helpen om meer kandidaten aan te trekken.

Conflicten oplossen in een remote omgeving

Wanneer je vooral online met elkaar communiceert is een misverstand snel gebeurt. En wat als klein misverstand begint kan al snel tot een groter conflict uitlopen. Daarom is het belangrijk om in een remote werkomgeving duidelijk te communiceren, en potentiële conflicten op te lossen voordat ze kunnen escaleren. Hieronder delen wij een aantal best practices om de sfeer in het team goed te houden bij het werken op afstand.

Los conflicten op zodra ze ontstaan

Laat de spanning niet opbouwen. Onderneem actie zodra je merkt dat iemand in je team ergens mee zit of dat de sfeer niet goed voelt. Zet een call op om er met alle betrokkenen over te praten,. Het is belangrijk om duidelijke vragen te stellen, om zo tot de kern van de situatie te komen. Waarom ervaar je dit zo, en wat kunnen we eraan doen om het op te lossen?

Hoe sneller je bij de kern van het probleem komt, hoe gemakkelijker het is om het op te lossen. Kies er dus voor om actie te ondernemen, in plaats van te wachten en te hopen dat het conflict spontaan over zal gaan. Als er niets mee wordt gedaan, kunnen zulke conflicten alleen maar erger worden. Dat kan leiden tot slechtere werkresultaten, of zelfs het vertrek van een collega.

Het is ook belangrijk om bij conflicten altijd professioneel te blijven. Kies geen partij en houd persoonlijke en gevoelige onderwerpen buiten de werkomgeving.

Geef veel en nuttige feedback

Het geven van duidelijke, nuttige en uitgebreide feedback is een belangrijk ingrediënt om je remote werkrelaties goed te houden. Het kan moeilijker zijn om feedback te geven of vragen binnen een remote setting. Iedereen is fysiek alleen aan het werk, focussend op eigen projecten binnen verschillende tijdzones. Je kunt niet snel even naar het bureau van een collega lopen of samen een project bespreken tijdens de lunch. Het is daarom online nóg belangrijker om veel en goede feedback te geven aan je collega’s. Vraag aan hen ook om hetzelfde bij jou te doen.

Wanneer je feedback geeft, houd er dan rekening mee om je kritiek op hun werk te richten en nooit op de persoon zelf. Als iets beter kan en moet, geef dan geldige redenen waarom dit zo is. Laat zien hoe iemand kan verbeteren met behulp van uitleg of voorbeelden. Vergeet daarnaast niet om ook geregeld positieve feedback te delen! In een remote omgeving kan het voor sommige mensen voelen alsof hun werk niet gezien wordt. Laat je collega’s zien dat je hun werk belangrijk vindt en dat het ertoe doet waar zij mee bezig zijn.

Feedback is vooral belangrijk voor jongere medewerkers en voor personen die online aangenomen zijn. Zonder feedback is het lastig om te groeien en beter te worden. In een volledig remote omgeving missen jongere collega’s een gedeelte van de “organische” groei die plaatsvindt wanneer je op een kantoor werkt en over de schouder van ervarener collega’s kunt meekijken. Laat de negatieve kanten van werken op afstand hier niet de positieve overstijgen en geef voldoende feedback aan je junior-medewerkers.

Houd rekening met culturele verschillen

Bij een volledig remote bedrijf komt het vaak voor dat je collega’s in verschillende landen of zelfs andere continenten wonen. Communicatiestijlen en etiquette kunnen sterk verschillen tussen verschillende landen en culturen. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden, en om het belang van diversiteit en inclusie in je waarden te onderstrepen. Het aanbieden van een workshop of training over diversiteit kan je team helpen om meer rekening te houden met deze verschillen. Dat maakt de werkomgeving voor iedereen veiliger en prettiger.

Gebruik de beste tools voor het beste resultaat

Het kiezen van de juiste tools voor jouw bedrijf of team is een belangrijk onderdeel van de best practices van werken op afstand. Bij Openprovider gebruiken we voornamelijk Google Workspace, Slack en de Atlassian stack (Jira en Confluence) om met elkaar in contact te blijven.

Google Workspace

Bij Openprovider gebruiken we Google Meet voor al onze meetings. Ook werken we vaak samen met behulp van Docs, Sheets en Slides. Voor onze dagelijkse communicatie hebben we echter voor gekozen om Slack te gebruiken, in plaats van Gmail of een andere e-mailapplicatie. Zo houden we alle dagelijkse communicatie overzichtelijk en op één plaats. Gmail gebruiken we voornamelijk voor de communicatie met externe partijen en voor het delen van grote bijlagen.

Slack

Slack is een geweldige tool die de optie biedt om een eindeloos aantal kanalen te creëren voor verschillende groepen en teams. Naast een kanaal voor het gehele bedrijf, en privékanalen voor elk team, hebben we ook kanalen die specifiek voor bepaalde issues bedoeld zijn. Denk bijvoorbeeld aan een kanaal voor de maandelijkse nieuwsbrief, een overlegkanaal voor sales en marketing en een kanaal waar medewerkers al hun IT-vragen kunnen stellen. Met behulp van dit systeem weten onze collega’s altijd waar ze moeten zijn met hun vragen en blijft de communicatie overzichtelijk.

Naast de werkgerelateerde kanalen moedigen wij ook spontane sociale connecties via Slack aan. Zo hebben we bijvoorbeeld een kanaal waarop grappen en memes gedeeld worden, en kanalen om foto’s van huisdieren of van je persoonlijke leven (zoals kinderen en vakanties) te delen. Op ons “thank you”-kanaal worden medewerkers daarnaast aangemoedigd om positieve feedback over elkaar te delen met de rest van het bedrijf.

Atlassian stack

Bij Openproivder gebruiken we Jira en Confluence om onze samenwerking te stroomlijnen. Onze dagelijkse meetings verlopen vaak aan de hand van onze huidige Jira-tickets. Het creëren en bespreken van tickets creëert overzicht over het werk dat momenteel gedaan moet worden, wat hierna aan de beurt is en wat input of feedback van collega’s nodig heeft. Hiernaast gebruiken we Confluence om belangrijke informatie en protocollen. Zo staat dit allemaal bij elkaar en weet iedereen altijd waar hij of zij iets kan vinden.

Naast deze drie gebruiken we nog veel meer tools in onze remote omgeving. Een overzicht van alle tools vind je hier.

Conclusie

We hopen dat je in dit artikel meer hebt kunnen leren over onze best practices voor werken op afstand! Als je eigenaar bent van een klein tot middelgroot bedrijf hebben we nog veel meer nuttige artikelen voor je hier bij Openprovider: van het kiezen van de beste domeinnaam tot het verbeteren van de online veiligheid van je bedrijf. Hieronder vind je een links naar een aantal van onze artikelen: